La potenza dell’Intelligenza Artificiale per la gestione documentale
ARXivar AI
L’Intelligenza Artificiale può trasformare il patrimonio informativo aziendale in una risorsa strategica.
L’uso degli algoritmi permette di conoscere ciò che già esiste all’interno dell’azienda, comprendere le relazioni tra informazioni e documenti, ma anche fare previsioni sugli scenari futuri.
Queste tecnologie possono estrarre e interpretare dati anche da tutti quei documenti che in origine non sono stati concepiti per essere gestiti e analizzati da parte dei software, ad esempio uno scontrino.
In tutte quelle aziende che si trovano a dover gestire un grande patrimonio di informazioni, l’Intelligenza Artificiale renderebbe i flussi di lavoro e la gestione documentale più agili ed efficienti, permettendo di classificare automaticamente un documento e di restituirne il contenuto in modo dinamico.
Document & Workflow Platform
ARXivar Document & Workflow Platform è la piattaforma low-code che organizza, gestisce, archivia e condivide documenti e processi.
Grazie agli algoritmi di Machine Learning nativamente integrati è un alleato prezioso per tutte le aziende che devono gestire grandi quantità di dati e documenti.
La potenza dell’Inteliganza Artificiale per:
Gestione dei Processi (Workflow)
Consente di definire, automatizzare, standardizzare e monitorare i flussi di lavoro (workflow) aziendali, eliminando attività ridondanti e ottimizzando l’esecuzione delle operazioni.
Organizzare e Archiviare i Documenti
Permette di concentrare in un unico punto tutte le informazioni e i documenti aziendali (di qualsiasi tipo: Word, Excel, immagini, e-mail, fatture, ecc…), garantendo sicurezza, integrità e accesso rapido.
LOW-CODE
MULTI-DEVICE
INTEGRABILE VIA WEB API
MULTILINGUA
CLOUD & ON-PREMISES
Estrazione dati e classificazione automatica dei documenti con l’IA
Immagina di avere una montagna di e-mail, fatture, contratti e altri documenti. Classificarli manualmente richiederebbe molto tempo e sarebbe soggetto a errori umani.
I modelli di Intelligenza Artificiale per la classificazione dei documenti sono strumenti sofisticati che utilizzano algoritmi di machine learning per analizzare e categorizzare automaticamente grandi volumi di documenti.
I modelli di IA sono in grado di:
- Analizzare il contenuto: Esaminano il testo, le parole chiave e il contesto di ogni documento per identificarne il tema principale.
- Classificare il documento: Imparano a riconoscere schemi e caratteristiche comuni a documenti simili, come la struttura, il formato e il linguaggio utilizzato.
- Profilare: In base all’analisi, assegnano a ciascun documento una o più etichette predefinite (es. “fattura”, “contratto”, “curriculum vitae”).
Ricerca Semantica
La funzionalità di ricerca semantica di ARXivar consente di comprendere il significato di una richiesta formulata con linguaggio naturale, restituendo risultati pertinenti all’intento di ricerca dell’utente.
Questa tecnologia permette al sistema di raccogliere automaticamente le informazioni rilevanti estraendole dai documenti archiviati in ARXivar, ordinandole in base al grado di affidabilità e pertinenza rispetto alla richiesta.
A differenza dalla classica ricerca full-text, che si limita ad individuare l’occorrenza di una o più parole chiave nei documenti, la ricerca semantica è in grado di interpretare il contesto e il significato di una domanda anche quando vengono utilizzati termini generici o imprecisi.
Semantic Search
Risposte su misura in tempo reale
Il nuovo Chatbot di Ricerca Semantica permette di interrogare la piattaforma con domande in linguaggio naturale, seguendo il naturale flusso di una conversazione.
Il sistema è in grado di interpretare il significato della richiesta e restituire risultati pertinenti, estraendoli dal patrimonio documentale archiviato in ARXivar. L’indice semantico dei documenti si aggiorna automaticamente ad ogni modifica, garantendo risposte sempre precise e aggiornate.
Inoltre, l’integrazione con il modello di AI generativa consente di rielaborare le informazioni recuperate e restituire una risposta completa, chiara e contestualizzata secondo l’approccio RAG (Retrieval-Augmented Generation).
Document Command
Interroga e lavora sul tuo archivio documentale
Trovare l’informazione giusta all’interno di un documento pieno di dati e informazioni può rivelarsi complicato e frustrante.
Il Chatbot Documenti cambia le regole del gioco: grazie all’unione tra AI generativa e AI Agents, il sistema analizza documenti, risponde a domande specifiche e compie azioni intelligenti come confrontare revisioni di un documento, generare dei riassunti o creare nuovi contenuti a partire da un modello di riferimento.
All’utente basterà avviare una semplice conversazione con il Chatbot per accedere ai dati più rilevanti e interagire con i contenuti archiviati in ARXivar. Inoltre, è possibile configurare comandi personalizzati per automatizzare attività specifiche, nel pieno rispetto delle regole di sicurezza e riservatezza del sistema.
Chatbot documentale
L’AI che interroga e analizza i documenti
Chatbot semantico
Risposte su misura, in tempo reale
Il chatbot semantico permette agli utenti di dialogare con il patrimonio documentale aziendale utilizzando un linguaggio naturale, proprio come in una conversazione reale.
Perchè integrare i chatbot di ARXivar
Sfrutta i documenti al 100%
Accedi velocemente alle informazioni di valore e ricevi supporto operativo
Ottimizza i processi
Risparmia tempo nelle attività ripetitive e accelera audit e verifiche
Velocizza il decision making
Ottieni insight immediati di contenuti complessi senza ricerca manuale
Proteggi informazioni riservate
Accesso sicuro alle informazioni, visibili solo ad utenti e reparti autorizzati
ARXivar rispetta ruoli e riservatezza
Con i chatbot, l’accesso alle informazioni avviene nel rispetto dei permessi aziendali: ogni risposta è filtrata automaticamente in base alle policy di sicurezza, garantendo che utenti e reparti abbiano visibilità solo dei documenti per cui sono autorizzati.
In questo modo il sistema mantiene intatta la segregazione delle informazioni, impedendo accessi non autorizzati nel pieno rispetto delle regole definite dall’organizzazione.
Architettura tecnologica del chatbot
Indice Semantico
Si basa su indici di ricerca semantica e genera risposte con approccio RAG (Retrieval-Augmented Generation)
Modello LLM
Utilizza un modello LLM (Large Language Model), un’ IA Generativa in grado di formulare risposte sulla base delle informazioni archiviate
Approccio conversazionale
È possibile formulare una nuova domanda in continuità con quella precedente, proseguendo una conversazione già avviata
Storicizzazione delle chat
Le conversazioni possono essere salvate secondo policy configurabili, garantendo la tracciabilità delle informazioni
Processi documentali anche più efficienti con ARXivar AI-ANALYZE
ARXivar AI-ANALYZE è un’applicazione web integrata nella suite ARXivar che permette di analizzare i documenti, estrarre le informazioni e classificare i documenti nelle classi documentali corrette (es: fattura, curriculum vitae, contratto).
L’utente carica in ARXivar i documenti da archiviare, i modelli di machine learning estraggono le informazioni e classificano il documento, l’utente verifica i dati estratti, può intervenire in caso di refusi e la classificazione è conclusa.
I vantaggi di classificare automaticamente i documenti con ARXivar AI-ANALYZE
Risparmio di tempo
Automatizza la classificazione manuale dei documenti, liberando tempo prezioso per attività più importanti
Aumento dell’efficienza
Migliora l’organizzazione e il flusso di lavoro documentale, facilitando l’accesso alle informazioni
Riduzione degli errori
Riduci ed elimina gli errori umani nella classificazione manuale, garantendo una maggiore accuratezza.
Esempi di utilizzo
Inserimento degli ordini clienti
Aggiornamento delle conferme ordine fornitore
Consultazione della manualistica tecnica
Nel caso di un intervento di manutenzione, il chatbot integrato con il repository documentale permette ai tecnici coinvolti di trovare rapidamente procedure, linee guida e documenti tecnici.
Gestione dei documenti amministrativi
Il chatbot può risponde a domande interne su scadenze, pagamenti, estratti conto, stato delle fatture, recuperando in tempo reale informazioni dai sistemi gestionali. Ad esempio: “Mostrami le fatture in scadenza questa settimana”.
Automazione delle richieste all'ufficio IT
Nel caso di richieste o attività ripetitive, che possono caratterizzare un ufficio IT, il chatbot può gestire richieste di reset password, assistenza, apertura ticket e FAQ tecniche, propone le soluzioni più comuni o aprendo automaticamente un ticket.
Confronto tra documenti documentali
Un ufficio legale o commerciale deve identificare le differenze tra due bozze di contratto fornite da un fornitore. Il chatbot documentale analizza entrambe le versioni e restituisce immediatamente le variazioni rilevate, indicando con precisione i riferimenti all’interno dei documenti originali.
Consultazione di policy HR durante audit o controlli
Durante un audit interno, l’ufficio HR deve accedere rapidamente alle policy aziendali su straordinari, trasferte o lavoro da remoto. Il chatbot individua i regoamenti attivi, segnala se esistono revisioni obsolete e restituisce estratti pertinenti, con link diretto ai documenti certificati presenti in ARXivar.
Verifica delle condizioni di pagamento di un fornitore
Nel processo di acquisti, un buyer può interrogare il chatbot per verificare rapidamente le condizioni economiche applicate a un fornitore. Il chatbot analizza i contratti archiviati, individua la versione più recente e restituisce subito termini di pagamento attivi e note rilevanti.