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Gestione Documentale, Workflow e Archiviazione integrata con ERP

ARXivar Next

Che cos'è ARXivar Document & Workflow Platform?

È un software low-code di gestione dei documenti e dei processi che permette di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un’azienda o di un reparto, per poterle gestire in sicurezza e in modo facile anche da mobile

Caratteristiche principali

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Organizzazione delle informazioni
Raccoglie e struttura tutti i dati in un unico archivio centralizzato, semplificando la ricerca e azzerando l’uso del supporto cartaceo.
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Conservazione a norma
Archivia i documenti digitali nel pieno rispetto delle normative di legge, proteggendo il patrimonio informativo e garantendone il valore legale nel tempo.
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Gestione digitale dei processi
Automatizza i flussi di lavoro aziendali e permette di monitorarne l’andamento in tempo reale attraverso strumenti avanzati di reportistica.
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Accessibilità Multi-Device
Consente di archiviare e consultare i dati da qualsiasi dispositivo, offrendo la libertà di far avanzare i task e approvare richieste ovunque ti trovi.

Gestione di documenti e processi

La piattaforma è flessibile e accessibile, disponibile sia in versione cloud che on-premise per utenti illimitati.

La soluzione On-Premise: Organizza, archivia e seleziona i documenti aziendali garantendo il pieno controllo e l’automazione dei flussi operativi direttamente sulla tua infrastruttura.

La soluzione Cloud: Un ambiente nativo digitale, sempre aggiornato e sicuro. Gestisci processi e documenti eliminando i costi di manutenzione dell’infrastruttura hardware e la gestione degli aggiornamenti.

L’efficienza ti segue ovunque: tutte le funzionalità del portale sono accessibili anche in mobilità tramite le app ufficiali per iOS e Android.

Dalla carta al digitale senza scrivere codice

Workflow Designer

ARXivar permette di convertire i vecchi processi manuali in workflow automatizzati, consentendoti di standardizzare le procedure interne e monitorare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale.

Modellatore Drag&Drop: Disegna e modifica i tuoi flussi di lavoro in modo visivo e intuitivo. Puoi implementare nuove routine operative in totale autonomia, senza dover scrivere codice (low-code).

Flessibilità Web-Based: Uno strumento estremamente versatile e user-friendly che si adatta dinamicamente alle esigenze specifiche e ai continui cambiamenti di qualsiasi realtà aziendale.

Digitalizza informazioni e documenti

Ottimizza la gestione del tuo intero ciclo documentale: dalla creazione iniziale fino all’archiviazione e alla conservazione.
  • Centralizzazione delle informazioni: Raccogli tutti i dati in un unico ecosistema per dare vita a flussi di lavoro fluidi, strutturati e senza intoppi.
  • Report & Dashboard: Monitora costantemente le performance e le attività aziendali grazie a strumenti avanzati di reportistica.
  • Collaboration Tool: Favorisci il lavoro di squadra attraverso funzionalità di chat integrata e condivisione rapida di link sicuri.
  • Sicurezza avanzata: Proteggi il patrimonio informativo aziendale impostando permessi d’accesso dettagliati e livelli di autorizzazione personalizzati.
  • Connettività totale: Integra la piattaforma in modo nativo con i software e i sistemi già presenti e operativi in azienda.
  • Intelligenza Artificiale: Sfrutta funzionalità AI integrate per la classificazione automatica dei documenti e l’estrazione intelligente dei dati.

Firma elettronica integrata

Semplifica e velocizza i processi approvativi

La firma elettronica è la risposta ideale per le aziende che vogliono azzerare i tempi di attesa per l’approvazione di contratti, accordi e documenti legali.
ARXivar Document & Workflow Platform integra moduli di firma che automatizzano i flussi amministrativi in totale sicurezza e nel pieno rispetto delle normative vigenti.
Inoltre, la soluzione ARXivar Sign è disponibile come portale ready-to-use, supportando ogni tipologia di firma di cui hai bisogno:
Firma Elettronica Semplice (FES)
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Firma Elettronica Qualificata (FEQ) anche “one-shot”

I vantaggi per le aziende

Un unico repository: Dì addio alla frammentazione. Tutti i documenti sono centralizzati in una sola piattaforma, rendendo la ricerca immediata.
Integrabilità totale: Si collega perfettamente all’ecosistema tecnologico già esistente (ERP, CRM, gestionali e sistemi di posta elettronica).
Collaborazione facilitata: Condividere informazioni e lavorare in team diventa un’operazione semplice, immediata e protetta.
Massima scalabilità: Una soluzione flessibile, capace di crescere e adattarsi nel tempo alle esigenze di aziende di qualsiasi dimensione.
Automazione dei processi: Libera tempo prezioso eliminando le attività manuali e ripetitive, come l’archiviazione manuale e il sollecito delle approvazioni.
Personalizzazione su misura: L’interfaccia utente può essere modellata per rispondere perfettamente alle specifiche abitudini operative del tuo business.

Digital Trust Services di ARXivar

Semplifica la conformità, proteggi il business e ottimizza la gestione finanziaria: Fatturazione Elettronica, Conservazione Digitale, Ordine Elettronico (NSO), Credit Management.

Esempi di workflow

ARXivar è una piattaforma trasversale capace di automatizzare le attività quotidiane di qualsiasi area aziendale. Ecco come può essere applicata nei diversi reparti:

Amministrazione

Archiviazione ciclo attivo/passivo
Approvazione fatture fornitori
Gestione PEC

Risorse umane

Cartella dipendente
Organizzazione CV
Distribuzione cedolini digitali

Acquisti

Approvazione ordini di acquisto
Scadenziario - piano pagamenti
Gestione Richieste di Acquisto

Sales & Marketing

Emissione ed approvazione offerte a clienti
Gestione richieste clienti
Gestione ordini clienti

Qualità

Gestione evidenze qualità
Controllo qualità merci in ingresso
Risk Assessment & Management

Corporate

Gestione documenti di cantiere
Gestione gare ed appalti
Gestione manualistica interna